Komisi Pemilihan Umum (KPU) mencanangkan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) yang digelar secara luring dan daring (hybrid), Senin (22/11/2021).
Penyelenggaraan pemilu oleh KPU menghasilkan data kearsipan yang penting dengan jumlah yang besar. Dengan pencanangan GNSTA ini diharapkan tata kelola arsip kepemiluan yang jadi bagian dari tata kelola pemerintahan bersih, efektif, demokratis, terpercaya, akuntabel, dan transparan dapat terwujud dengan baik sesuai kaidah kearsipan.
Hal ini sebagaimana disampaikan oleh Ketua KPU RI Ilham Saputra saat membuka kegiatan Sosialisasi Kearsipan dan Pencanangan GNSTA di lingkungan KPU.
Menurut Ilham, GNSTA ini untuk mulai memperbaiki arsip-arsip yang belum terkumpul sejak sekarang seperti mengarsipkan hasil pemilu dari level C hasil TPS. "Kalau ini belum dibuat teman-teman, para kabag yang hadir di sini, tolong diarsipkan kembali, yang kurang diarsipkan kembali," ucap Ilham.
Ilham mengatakan KPU sebagai sebuah institusi perlu mengatur dengan baik arsip, baik menyangkut penyimpanan arsip, membuktikan arsip dan juga bisa menjadi parameter pekerjaan. Pasalnya, arsip menyimpan begitu banyak hal terkait data dan informasi yang juga diharapkan dapat menjawab hoaks-hoaks yang sekiranya beredar.
Jika hasil pemilu bisa diarsipkan dengan baik, menurut Ilham, KPU bisa menjadi lembaga yang mumpuni dan mampu menyediakan arsip-arsip atau informasi-informasi yang memang diperbolehkan oleh komisi informasi. Menurut Ilham, arsip pemilu tahun 1955 lengkap di mana penyelenggara pemilunya adhoc dibentuk oleh perdana menteri pada waktu itu. Untuk itu, Ilham sangat berharap dengan KPU yang mandiri dan nasional saat ini dapat mencontoh pada pengarsipan tahun 1955 di mana sampai level TPS.
"Saya berharap 2019 mumpung periode masih bapak ibu masih ada terlibat perhelatan 2019 mulai mencari remahan [informasi yang belum terarsipkan] itu, hal-hal yang kecil bagaimana mekanismenya bagaimana caranya, metode ilmiahnya ada pak Imam Gunarto Kepala ANRI bisa tanyakan," ujar Ilham.
Mengingat pentingnya pengarsipan, Ilham menilai arsiparis atau sumber daya manusianya penting untuk tersedia di setiap biro di KPU yang mana kondisinya saat ini hanya ada 20 arsiparis di KPU RI.
Lebih lanjut, Ilham menilai tempat penyimpanan arsip juga penting untuk diperhatikan mengingat arsip KPU yang jumlahnya sangat banyak. KPU, kata Ilham, melalui hibah gedung yang diterima dari KPK berencana menyulap gedungnya menjadi tempat arsip atau museum pemilu. Selain SDM dan gedung penyimpanan, lanjut Ilham, pengarsipan juga memerlukan anggaran mengingat penyimpanan dan arsip terus menerus ada.
Menutup sambutannya, Ilham mengajak untuk peduli arsip dengan tagline KPU CINTA (Cepat, Inovatif, efisien, Tertib, Akurat) administrasi dan arsip. Pada kesempatan sosialisasi inipun, dilakukan penukaran plakat antara KPU RI dengan ANRI.
Sementara itu, Kepala ANRI Imam Gunarto menyampaikan apresiasi dan penghargaan setinggi-tingginya kepada KPU karena sudah menyerahkan dan menyelamatkan arsip bersejarah.
"Arsip statisnya sebanyak 10 kali kepada ANRI. Sepuluh kali menyerahkan arsip bersejarah ke arsip nasional adalah torehan sejarah yang nanti kinerja bapak ibu semua akan dibaca generasi mendatang, 50 tahun mendatang, 100 tahun datang, mungkin beratus-ratus yang akan datang," ujar Imam.
Oleh karenanya, Imam Gunarto menekankan agar KPU memperhatikan dan memelihara serta mengelola pengarsipannya karena itu merekam seluruh kegiatan penyelenggaraan.
"Jangan lupa semua proses penyelenggara pemilu itu endingnya ada di arsip semua itu terekam dalam arsip jadi jangan sampai lupa, karena ini warisan yang tak lekang oleh zaman, itu dibuktikan di Pemilu 1955 itu katanya pemilu paling luber, arsip lengkap dan baik sehingga kita perlu kasih applause pemilu 1955," ujar Imam.
Meski belum menoreh sejarah baru selain pengarsipan Pemilu 1955, Imam mengapresiasi kesadaran penting arsip dan produktivitas KPU Kabupaten/Kota yang meminta pemusnahan arsip. "Hari ini saja saya menyetujui pemusnahan arsip dari KPU Kabupaten/Kota itu 17, itu hari ini saja, nah ini menunjukkan kesadaran bahwa arsip itu harus dikelola berdasarkan aturan main, berdasarkan aturan perundang-undangan, kalau tidak punya kesadaran itu tentu saja arsip itu akan dijual karena ada harganya," ucap Imam.
Imam pun mendukung rencana KPU membuat tempat pengarsipan atau semacam museum pemilu karena arsip kepemiluan perlu disebarluaskan ke masyarakat dan dapat dimanfaatkan untuk menangkal hoaks. "Wahana seperti museum, wahana baik secara langsung maupun secara digital agar masyarakat tidak selalu memandang negatif karena dari rumor, rumor bisa ditangkal dengan bukti otentik," ungkap Imam.
Selain sarana, Imam menyinggung soal SDM sebagai pelaksana pengarsipan harus tersedia. Imam menilai perlu diadakan P3K pada tahun depan untuk menjaring arsiparis di masing-masing KPU jika memang belum ada ASN arsiparis. "Minimal dimasing-masing KPU ada petugas arsip yang memang bertanggungjawab agar arsipnya tidak tercecer," kata Imam.
Imam menilai cara manual ke digital juga wajib diimplementasikan KPU yakni dengan menggunakan aplikasi umum SPBE, Sistem Informasi Kearsipan Dinamis atau SRIKANDI yang disediakan ANRI.
Turut hadir, Anggota KPU RI Pramono Ubaid Tanthowi, Deputi Bidang Administrasi Purwoto Ruslan Hidayat, Kepala Biro Perencanaan dan Organisasi Setjen KPU RI Suryadi, Kepala Biro Peraturan Perundang-undangan Setjen KPU RI Nur Syarifah, jajaran Setjen KPU RI, KPU Provinsi/KIP Aceh dan KPU Kabupaten/Kota.
( TS )
Penulis : TS