Jakarta - 06/08/20, Letak geografis Indonesia yang berada di wilayah tropis menjadi tantangan tersendiri dalam mempreservasi arsip statis, termasuk kategori arsip kertas. Menurut Yanah Suryanah selaku Arsiparis Madya yang juga menjabat sebagai Koordinator Kelompok Pengelolaan Laboratorium dan Autentikasi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada acara Diskusi Onine Preservasi Arsip Seri II, menyatakan kondisi iklim tropis dapat memicu kerentanan kerusakan arsip, termasuk juga dengan terjadinya bencana alam di berbagai wilayah Indonesia.
Ditambahkan olehnya, sebagai Lembaga Kearsipan Nasional yang salah satu tugasnya menetapkan kebijakan kearsipan, ANRI telah menetapkan Peraturan ANRI Nomor 4 Tahun 2019 tentang Pedoman Penilaian Kerusakan Arsip Kertas. Peraturan ini menjadi acuan bagi Lembaga Kearsipan untuk mengidentifikasi dan mengategorikan jenis dan tingkat kerusakan arsip kertas serta faktor penyebabnya. “Pimpinan Lembaga Kearsipan bertanggung jawab atas penilaian kerusakan arsip statis jenis arsip kertas ini. Adapun untuk kegiatan penilaian ini dilakukan secara tim. Dalam hal cara untuk memperlambat proses kerusakan arsip dapat dilakukan misalnya dengan cara penilaian kerusakan arsip yang dilakukan sejak akuisisi, merestorasi arsipnya dan menaikkan pH arsip misalnya s.d pH 8.5 sehingga diharapkan arsip bisa lebih bertahan lama,” jelas Yanah.
Yanah juga menjelaskan bahwa ada beberapa kategori kerusakan dalam arsip kertas, yakni kerusakan pada jilidan dan blok teks, kerusakan karena kimia, kerusakan karena mekanis, kerusakan karena air, dan kerusakan karena hama. Sedangkan tingkat kerusakannya terdiri dari tingkatan, yaitu ringan, sedang dan berat.Tingkat kerusakan arsip tersebut selanjutnya dinyatakan dalam prosentase (%) yang dihitung berdasarkan perbandingan jumlah setiap tingkat kerusakan arsip kertas terhadap jumlah total arsip yang dinilai. Adapun penentuan tingkat kerusakan arsip kertas harus mempertimbangkan aspek bagian informasi arsip yang hilang; area luasan kerusakan fisik arsip; dan pengaruh aksesibilitas terhadap kerusakan lebih lanjut pada arsip kertas
Pada kesempatan ini, Arsiparis Muda Fitra Yeni juga membahas Teknis Penilaian Kerusakan Arsip. Ada beberapa tahapan yang dilakukan untuk menilai kerusakan arsip, terdiri dari persiapan penentuan dan pengambilan sampel, penilaian jenis dan tingkat kerusakan, perhitungan, dan pelaporan hasil.
Diskusi Online Preservasi Arsip Seri II kali ini membahas tema “Penilaian Kerusakan Arsip Statis” dan diikuti oleh 1187 peserta yang bergabung dalam aplikasi zoom dan menyaksikan secara langsung dalam saluran Youtube Arsip Nasional RI. Adapun untuk materi diskusi dapat diunduh pada tautan https://anri.go.id/publikasi/materi-kegiatan. Selanjutnya, seri ke- 3 diskusi online ini akan membahas Digitalisasi Arsip Statis yang digelar pada 25 Agustus 2020 dan seri ke-4 akan membahas Restorasi Arsip Terdampak Bencana yang dilaksanakan pada 9 September 2020.
( Tk )
Penulis : Tk